Whistleblowing-Segnalazione di informazioni su illeciti

Cosa può essere segnalato

Le segnalazioni devono avere ad oggetto violazioni di disposizioni normative (nazionali o europee), di cui il segnalante è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo universitario.

In particolare, possono essere oggetto di segnalazione gli illeciti penali, amministrativi, contabili o civili che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Università.

Chi può fare una segnalazione di illecito

La segnalazione può essere presentata da:

• professori e ricercatori, personale dirigenziale e personale tecnico-amministrativo e bibliotecario;
• lavoratori autonomi e titolari di un rapporto di collaborazione, compresi dottorandi e assegnisti; 
• lavoratori o collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi o che realizzano opere in favore dell’Università; 
• liberi professionisti e consulenti; 
• volontari e i tirocinanti comunque denominati anche non retribuiti; 
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. 

I “segnalanti” sono ritenuti tali anche quando i relativi rapporti giuridici non sono ancora iniziati o sono già terminati allorché le informazioni sugli illeciti sono state acquisite rispettivamente in fase precontrattuale o nel corso del rapporto nel frattempo terminato.

Sistema di tutele e protezione del segnalante

L’Università garantisce la piena ed effettiva osservanza del sistema legale di tutela e protezione dei segnalanti: in particolare, assicura la riservatezza della loro identità, sottrae la segnalazione all’accesso documentale e civico, presidia e rispetta il divieto di ritorsione nei confronti dei segnalanti e dei soggetti indicati all’art. 3, co. 5 del d.lgs. n. 24/2023.

I soggetti indicati all’art. 3, co. 5 del d.lgs. n. 24/2023 sono:

• i facilitatori interni, ossia le persone fisiche che operano all’interno dell'Università e che assistono il segnalante nel processo di segnalazione;
• le persone che hanno un rapporto giuridico con l’Università e che sono legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro del segnalante;
• gli enti di cui il segnalante è proprietario o presso cui lavora o che operano nel medesimo contesto lavorativo.

Le persone fisiche che nel contesto lavorativo universitario vengono a conoscenza di comportamenti illeciti che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Università degli Studi di Milano, possono inviare una segnalazione al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT) secondo una di queste modalità:

1. in forma scritta, mediante piattaforma informatica con utilizzo di un protocollo di crittografia che garantisce la separazione dell’identità del segnalante dal contenuto della segnalazione;
2. in forma scritta, mediante lettera consegnata a mano all’RPCT o lettera indirizzata all’RPCT tramite posta ordinaria o interna;
3. in forma orale, attraverso un sistema di messaggistica vocale registrata, tramite la piattaforma informatica di cui al punto 1
4. in forma orale, attraverso incontro diretto e riservato con l’RPCT.

Le forme scritte e orali dei punti 2 e 4 sono da considerarsi forme di segnalazione residuali e non raccomandate in quanto assicurano un minor grado di tutela della riservatezza rispetto all’utilizzo della piattaforma informatica.

Gestione della riservatezza del segnalante nel caso di lettera all’RPCT (punto 2)

La segnalazione scritta deve essere inviata al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell’Università degli Studi di Milano, via Festa del Perdono, 7 – 20122 Milano, con la precisazione sulla busta “Riservata personale” (senza l’indicazione del mittente).

Essa può essere trasmessa tramite:

• posta ordinaria o interna;
• consegna direttamente all’RPCT.

In entrambi i casi la segnalazione verrà acquisita dall’Ufficio Protocollo e flussi documentali di UniMi.

Al fine di garantire la riservatezza dei dati personali e in funzione della procedura di protocollazione, è necessario che il segnalante utilizzi tre distinte buste tutte sigillate:

• la prima contenente i dati identificativi del segnalante (apporre esternamente sulla busta la dicitura “dati identificativi del segnalante") compreso contatto telefonico ed eventuale mail, unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento in corso di validità;

• la seconda contenente la segnalazione (apporre esternamente sulla busta la dicitura “segnalazione”), in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Occorre fornire informazioni ben dettagliate e circostanziate. In particolare:
  • il ruolo ricoperto dal segnalante;
  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto segnalato;
  • la descrizione il più possibile completa e dettagliata del fatto segnalato, da cui sia chiaramente desumibile un illecito;
  • le generalità o altri elementi identificativi dei soggetti cui si attribuisce il fatto segnalato;
  • le generalità o altri elementi identificativi di eventuali altri soggetti informati sul fatto;
  • ogni altra informazione utile al riscontro del fatto segnalato;
  • un eventuale recapito generico non riconducibile al segnalante (ad es. una mail senza riferimenti a nome e cognome) cui inoltrare il numero di registrazione a protocollo e il Codice di Ricevuta della segnalazione generato dalla piattaforma su cui verrà registrata la segnalazione come indicato nell’ultimo paragrafo dedicato al punto 2.

Si raccomanda di non indicare le proprie generalità nel testo della segnalazione e in eventuali documenti allegati (ai fini della garanzia della riservatezza le generalità vanno indicate solo nella prima busta, come sopra indicato); si avverte che è sempre importante dichiarare nella segnalazione la volontà di avvalersi delle tutele previste dall’istituto del whistleblowing ai sensi di legge.

• la terza, contenente le prime due, che rechi all’esterno la dicitura:

Al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza
dell’Università degli Studi di Milano
via Festa del Perdono, 7
20122 Milano

Riservata personale

La terza busta, come anticipato, verrà acquisita dall’Ufficio Protocollo e flussi documentali dell’Università tramite scansione e registrazione al protocollo del solo involucro esterno, che verrà poi trasmessa integra e senza ritardo all’RPCT.

Si evidenzia che i plichi privi della locuzione “Riservata personale” potrebbero non essere trattati come segnalazioni beneficiarie delle tutele di cui al d.lgs. n. 24/2023.

La segnalazione è successivamente inserita nella piattaforma informatica. L’inserimento nella piattaforma è eseguito dall’RPCT o da un suo stretto collaboratore afferente all’Ufficio che lo supporta (tenuto a sua volta alla riservatezza ai sensi della legge e del Regolamento UniMi). Al termine dell’inserimento nella piattaforma, al segnalante verrà comunicato (tramite il recapito generico indicato nella segnalazione) il Codice di Ricevuta della segnalazione generato in modo casuale e automatico dalla piattaforma stessa, così che successivamente il segnalante possa effettuare in autonomia il successivo accesso e conoscere lo stato della segnalazione.

Gestione della riservatezza del segnalante nel caso di incontro diretto con l’RPCT (punto 4)

Nel caso in cui il segnalante voglia effettuare una segnalazione in forma orale, attraverso un incontro diretto e riservato con l’RPCT, è necessario prendere contatto con l’RPCT scrivendo una mail ad [email protected] per fissare un appuntamento che verrà concesso il prima possibile.

Al termine dell’incontro, l’RPCT redige un apposito verbale in ordine alla segnalazione ricevuta da sottoscrivere per accettazione da parte del segnalante. La segnalazione è successivamente inserita nella piattaforma informatica unitamente al verbale. L’inserimento nella piattaforma è eseguito dall’RPCT o da un suo stretto collaboratore afferente all’Ufficio che lo supporta (tenuto a sua volta alla riservatezza ai sensi della legge e del Regolamento UniMi). Al termine dell’inserimento nella piattaforma, al segnalante verrà comunicato (tramite telefonata, personalmente o mail, a seconda di quanto espresso durante il colloquio) il Codice di Ricevuta della segnalazione generato in modo casuale e automatico dalla piattaforma stessa, così che successivamente il segnalante possa effettuare in autonomia il successivo accesso e conoscere lo stato della segnalazione, a meno che non dichiari di desiderare altre forme di interlocuzioni successive.

Link diretto alla Piattaforma:  https://whistleblowing.unimi.it/ 

NOTA BENE

La piattaforma whistleblowing costituisce il canale preferenziale per la segnalazione di illeciti, in quanto garantisce la massima riservatezza dell’identità del segnalante che, anche se inserita nella procedura, non è accessibile all’RPCT e al gruppo istruttore grazie al disaccoppiamento effettuato dal sistema stesso tra segnalazione e identità del segnalante. Non è possibile inoltre risalire all’indirizzo mail del segnalante; se poi si ricorre alla rete TOR, non è possibile nemmeno risalire all’indirizzo IP della postazione. 

Nel dettaglio:

Si precisa che questa piattaforma rende criptati tutti i dati personali inseriti dal segnalante coniugando il requisito della riservatezza e garanzia dell’anonimato con quello di accessibilità e integrità. Tramite la presenza di un protocollo informatico sicuro (https), l'indirizzo mail del segnalante viene criptato e nascosto agli amministratori del sistema ed è prevista l’assenza di informazioni sensibili nei log di accesso sul sistema informatico nel quale è inserita la piattaforma. 

La riservatezza dei dati personali forniti dal segnalante attraverso la piattaforma è garantita grazie al disaccoppiamento dei dati, che non permette agli amministratori e al gruppo istruttore di averne accesso se non tramite richiesta motivata al Custode dell'identità ai sensi di legge. 

In alternativa, a maggior tutela della riservatezza dell’identità e della non rintracciabilità del segnalante, l’applicazione è resa disponibile anche tramite rete TOR, accessibile al di fuori della rete istituzionale dell’Università degli Studi di Milano e della rete Eduroam, al seguente indirizzo: http://orvmsgkxjgibh7eybau7v63sohd4ca2ity4rodk4f7jswxo2aupd75id.onion 

Per accedere tramite rete TOR è necessario dotarsi di un apposito browser disponibile al seguente link https://www.torproject.org/projects/torbrowser.html.en

La rete TOR garantisce, oltre alla tutela del contenuto della trasmissione, anche l’anonimato delle transazioni tra il segnalante e l’applicazione, rendendo impossibile per il destinatario e per tutti gli intermediari nella trasmissione avere traccia dell'indirizzo internet del mittente (per approfondimenti https://www.torproject.org/).

Si ricorda che, per motivi di sicurezza, non si può accedere alla rete TOR da rete interna UniMi o da Eduroam. Nel caso in cui i link venissero cliccati potrebbe apparire il messaggio indicante che il sito è bloccato o che il sito non può fornire una connessione protetta. Per questo motivo è opportuno utilizzare reti esterne. 

Si informa che la piattaforma è stata aggiornata alla versione 4.14.4.

Inserendo la segnalazione su questa piattaforma, si otterrà al termine della procedura un codice identificativo univoco, key code, che si dovrà utilizzare per “dialogare” con l’Università degli Studi di Milano in modo "spersonalizzato" e per essere costantemente informato sullo stato di lavorazione della segnalazione inviata.

Tale codice identificativo univoco della segnalazione va conservato con cura, in quanto, in caso di smarrimento, lo stesso non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo.

Per qualsiasi informazione sulla piattaforma: [email protected]  

Gruppo di lavoro a supporto dell’RPCT

Per la gestione delle segnalazioni l’RPCT è supportato da un gruppo di lavoro, istituito con apposito atto organizzativo che ne individua i componenti tra il personale dirigenziale e quello tecnico-amministrativo titolare di posizione organizzativa, con esclusione di quello addetto all’ufficio procedimenti disciplinari, assicurando competenze trasversali.
 

Il segnalante può effettuare una segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione (A.N.AC.) nei seguenti casi:

• la segnalazione interna inviata all’RPCT dell’Università non ha avuto seguito nei termini previsti;
• il segnalante ha fondati motivi di ritenere che una segnalazione interna non avrebbe efficace seguito o potrebbe determinare il rischio di ritorsione;
• la violazione potrebbe costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In ultima istanza, la persona segnalante può ricorrere alla divulgazione pubblica delle violazioni, esclusivamente se:

• ha previamente effettuato una segnalazione all’RPCT dell’Università e una segnalazione all’A.N.AC. o direttamente una segnalazione all’A.N.AC., quando ne ricorrono i presupposti, e non è stato dato riscontro nei termini previsti;
• ha fondato motivo di ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione all’A.N.AC. possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito, in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto (per es. rischio di occultamento o distruzione di prove, fondato timore che il destinatario della segnalazione sia colluso con l'autore o direttamente coinvolto nella realizzazione della violazione). 

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